Aprende todo sobre Mail Hosting

Aprende a crear cuentas de correo @nombredelaempresa con el servicio Mail Hosting y cómo resolver posibles inconvenientes.

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{:acordeonitem-inicio-Características del servicio:}
Mail hosting es el servicio que permite el envío y recepción de correos electrónicos y tiene como funcionalidad principal la administración delegada, la cual permite entre otras funcionalidades, la creación y eliminación de cuentas de correo, la asignación de capacidad a cada cuenta de acuerdo a sus necesidades etc.


{:acordeonitem-fin-Características del servicio:}
{:acordeonitem-inicio-Funcionalidades:}

Ingresando por primera vez

Para acceder al servicio de administración vía web, es necesario ingresar por medio de la URL: https://mailda.une.net.co:7071.
Inicia la sesión con el nombre de usuario que te suministramos, por ejemplo usuario@midominio.com y en el campo contraseña digita la clave que con anterioridad te fue suministrada por el administrador del sistema, mediante la notificación.

ingresando_por_primera_vez.png

Una vez se ingrese con la cuenta de administrador de correo, se observa lo siguiente:

mceclip1.png

Observa las cuentas ya creadas que se van a administrar, su estado, nombre a mostrar, descripción y la hora del último inicio de sesión.

cuentas_creadas.png

Notas

Registra las anotaciones que debes tener presentes como administrador en una cuenta específica.
Luego de ingresa los datos necesarios para la creación de una cuenta a administrar, haz clic en el botón siguiente, el cual te re-direcciona a una interfaz donde se solicita la información de teléfonos fijos y móviles, la empresa en la cual trabajas y la dirección, etc. Por último haz clic sobre el botón “Finalizar”

descripcion_de_notas.png

Luego de creada la cuenta de correo con los detalles especificados en los puntos anteriores, se muestra una confirmación de la cuenta que creó correctamente.

confirmacion_de_la_cuenta_creada.png

Acciones en una cuenta de correo

En la barra de herramientas configuracion.png o haciendo clic derecho sobre una cuenta de correo ya creada, podrás ingresar a las diferentes opciones para ejecutar acciones sobre una cuenta de correo.

Edición de la información de la cuenta existente

Cuando abres una cuenta para editar, aparecen varias opciones entre las cuales podemos resaltar: Información general, información de contacto, alias y avanzadas, etc.

mceclip12.png

Selecciona la cuenta a editar y sobre la ella haga clic derecho y del menú que se despliega seleccione la opción Editar.

mceclip2.png

 

Otra opción es dar clic en el ícono de configuraciónicono_configuracion.png  donde encontrarás varias opciones Editar

editar.png

Información General:
Permite editar los nombres de la cuenta, nombre mostrado [texto que aparecerá cuando envía un mensaje de correo desde el portal webmail.une.net.co.] Además, cambie el loguin, la contraseña, modifique el estado de una cuenta, entre otras opciones.

informacion_general.png

Cambiar contraseña:

cambiar_contrasen_a.png

Modificar estado de la cuenta:

modificar_estado_de_la_cuenta.png

Estados:

Activo:
Estado normal de la cuenta. Puede enviar y recibir mensajes.

Mantenimiento:
Estado usado por la aplicación de correo para tareas de mantenimiento. No puede enviar ni recibir correo, tampoco se puede autenticar.

Pendiente:
Cuenta bloqueada por detectarse con algún comportamiento anormal como por ejemplo, envío de mensajes tipo spam, phishing, bloqueada en virtud de las directivas de servicio de UNE. No puede enviar ni recibir correos, tampoco se puede autenticar. Si una de sus cuentas esta en este estado, favor no utilizar la misma clave, cambiarla por una que contenga letras, números y caracteres especiales y aplicar mantenimiento correctivo al pc que la utiliza.


Bloqueada:
Estado utilizado para bloquear cuentas. No puede enviar ni recibir correos. No se puede autenticar. Usada normalmente para bloquear cuentas de correo de personas retiradas de las empresas.


Closed:
Estado utilizado por la plataforma de correo. Reservado Se utiliza para el ingreso de información asociada a la cuenta de correo.

informacion_de_la_cuenta.png

 

closed.png

 


{:acordeonitem-fin-Funcionalidades:}

 

{:acordeonitem-inicio-Creación de cuentas:}
Podrás crear las cuentas de tu dominio ingresando por el menú Administrar

crear_cuenta_de_tu_dominio.png

Luego haz clic en el ícono de configuración  donde encontrará las opciones: “Nuevo, editar, eliminar, cambiar contraseña, etc.”. Seleccionar Nuevo

nuevo_editar_eliminar.png

Otra opción es a través del menú principal darle clic sobre la opción Añadir cuenta…”

an_adir_cuenta.png

Para la creación de una nueva cuenta ten en cuenta lo siguiente:

Información de la cuenta
1. Nombre de la cuenta: ingresa el loguin del usuario, el dominio lo trae por defecto.
2. Nombre: digita el primer o único nombre del usuario o dueño de la cuenta.
3. Inicial del 2° nombre: ingresa solo la inicial o el segundo nombre completo.
4. Apellido: ingresa ambos apellidos o uno solo, según lo desee.
5. Nombre mostrado: este campo se compone de la información ingresada en los campos 2, 3 y 4.

ventana_informacion_general.png

Contraseña

1. Contraseña: Coloca en el campo “contraseña”, aquella nueva clave de acceso que seguirá ingresando en el sistema.
2. Confirma contraseña: registra nuevamente la contraseña colocada en el campo (Contraseña).
Es recomendable confirmar el campo “Debe cambiar la contraseña” para que el sistema le solicite un cambio de contraseña en el próximo inicio de sesión, este se hará efectivo visitando el portal https://webmail.une.net.co e iniciando sesión.

contrasen_a.png

 

Políticas de Contraseñas:

 

  •  Longitud mínima: 10 caracteres.
  •  Mínimo un carácter numérico: como Dígitos [ 0 - 9]
  •  Mínimo un carácter alfanumérico: Pueden ser caracteres minúscula [a – z] ó mayúsculas [A - Z]
  •  Mínimo un carácter alfanumérico en mayúscula: Pueden ser caracteres mayúsculas [A - Z]
  •  Mínimo un carácter especial como por ejemplo: Pueden utilizar los siguientes: [* . ! # & % $ ]
  • Antigüedad: No se deben de repetir ninguna de las ultimas 10 contraseñas anteriores

{:acordeonitem-fin-Creación de cuentas:}

{:acordeonitem-inicio-Inconvenientes y cómo solucionarlos:}
No envía mensajes de correo
Check List
1. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa.
2. Verificar si aparece el mensaje “Relay access Denied” significa que hace falta activar la casilla “mi servidor de salida requiere autenticación” o “utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada” esto lo pueden activar ingresando a la configuración de la cuenta – más configuraciones – pestaña “servidor de salida”
3. Desde dónde envía? Desde el cliente de correo como MS Outlook o desde el webmail?
Si es sobre un MS Outlook o Smartphone, revisar la configuración de la cuenta de correo, asegurarse de que tenga configurado sobre el campo “servidor de correo saliente SMTP”: smtp.une.net.co y su respectivo servidor de correo entrante respectivo: pop.une.net.co o imap.une.net.co de acuerdo al caso.
4. Realizar pruebas de conectividad, es decir, telnet de la siguiente forma:
Clic sobre el botón Inicio – digitar cmd y clic sobre el botón aceptar:
telnet smtp.une.net.co 25
Debe de aparecer una respuesta similar a esta:
220 unevm-pmta##.une.net.co ESMTP Postfix

En caso de que la prueba del telnet no obtenga respuesta o aparezca algo similar a esto: “connection refused” o “connection truncated” se debe de revisar si los aplicativos de seguridad [antivirus, proxy, firewall] están causando algún tipo de conflicto o impidiendo la conexión.
Nota: La prueba de telnet siempre debe de responder, en caso de que no responda, contactarse con la línea de soporte técnico con los descartes realizados.
5. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar sobre el cliente de correo.
6. Realice una prueba directamente desde el acceso web de UNE https://webmail.une.net.co/, con el fin de descartar que el problema sea de aplicación y no de servicio.

No recibe mensajes
Check List
1. Revisar si el buzón de correo se encuentra lleno, es decir, al 100% de su capacidad. Esto se puede validar ingresando al portal webmail.une.net.co [ver recuadro en la parte superior derecha con la información de la capacidad.]
2. Revisar si los mensajes se encuentran en la carpeta spam del portal webmail.
3. Realizar una prueba de envío desde otra cuenta al buzón afectado y validar si rebota algún mensaje de error o notificación de no entrega.
Nota: Si es una cuenta con dominio propio revisar si el dominio existe en Internet y está vigente, es decir que no esté caducado. Esto lo pueden validar para dominios terminados en .co visitar el sitio whois.co, si el dominio termina en .com revisar mediante el portal whois.com
4. Revisar si la cuenta de correo cuenta con algún tipo de filtro configurado en el portal webmail o cliente de correo como el MS Outlook ocasionando que los mensajes sean descartados o movidos a una carpeta diferente que no sea la bandeja de entrada.
5. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa.
6. Revisar la configuración de la cuenta de correo, asegurarse de que tenga configurado sobre el campo “servidor de correo entrante”: pop.une.net.co o imap.une.net.co de acuerdo al caso.
7. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar manualmente sobre el cliente de correo.
8. Contactarse con la línea de soporte técnico con los descartes realizados.
Si desde el correo remoto los mail llegan y salen sin problema, pero desde su servidor de correos o Outlook continua el inconveniente, revisar la configuración dependiendo de la versión utilizada.
Por otro lado, si desde el correo remoto tampoco le entran y salen correos realizando los anteriores descartes, por favor comunicarse con la línea de soporte.


{:acordeonitem-fin-Inconvenientes y cómo solucionarlos:}

{:acordeonitem-inicio-Recomendaciones del servicio:}

  • Cuando envíes correos en cadena, es decir re-envío de un mensaje a muchos destinatarios, se recomienda usar el campo CCO (copia oculta). De esta manera las direcciones de correo de los usuarios de destino, no podrán ser visualizadas.
  • No publiques tu correo electrónico en foros, sitios web, blog, redes sociales, chats y demás. No respondas los correos tipo spam, ya que de hacerlo, le estarás confirmando al spammer que tu cuenta de correo se encuentra activa.
  • Ignora los correos electrónicos que adviertan sobre problemas con tu cuenta o soliciten la verificación.
  • Ten precaución al momento de brindar tus datos a terceros.
  • Utiliza contraseñas seguras para el acceso a su cuenta de correo, difícil de adivinar.
  • Cambia periódicamente las contraseñas y nunca utilices contraseñas utilizadas anteriormente con la misma cuenta.
  • No utilizar la misma contraseña para todas las cuentas de correo de la empresa.
  • Nunca respondas mensajes donde soliciten claves de acceso, información personal, o supuestas actualizaciones.
  • Nunca facilites datos de tus cuentas bancarias o tarjetas de crédito o débito, si te llegan a solicitar esta información a través de correo, ten cuidado ya que puedes ser víctima de un ataque de phishing que busque robarte tus datos. En estos casos denuncia el hecho en su entidad financiera de confianza y con UNE al buzón: reportelo@une.net.co.
  • Utiliza el correo siempre desde equipos seguros y si utilizas el correo vía web cierre siempre la sesión al terminar su uso.
  • Descarga la versión más reciente del navegador [browser] para asegurar que esté actualizado. Manten actualizado el sistema operativo y el software antivirus de tu equipo.
  • Elimina el historial de navegación, archivos temporales, cookies, datos en cache, etc.
  • No descargues archivos adjuntos si no estás seguro de su procedencia.

{:acordeonitem-fin-Recomendaciones del servicio:}
{:acordeon-fin:}

 

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